Para las empresas que buscan incluir seminarios web en la estrategia comercial general, es crucial desarrollar un proceso de gestión de seminarios web confiable para producir contenido de calidad.
Organizar un seminario web es una forma efectiva de impulsar el marketing de una organización porque le permite compartir su valor con una audiencia global y construir más conexiones. Los seminarios web tienden a ser más accesibles, convenientes y rentables en comparación con los seminarios presenciales, y eso es lo que los hace tan populares hoy en día.
Si la gestión de seminarios web es un concepto nuevo para usted, este Findstack guía es un punto de partida perfecto que le proporcionará las mejores prácticas y herramientas de webinar para garantizar que su seminario web sea un éxito.
Listo? ¡Vamos a sumergirnos!
La gestión de seminarios web se refiere al proceso de organización, planificación y ejecución de un seminario web exitoso de principio a fin. Se trata de varias etapas, tales como:
Esto incluye el establecimiento de objetivos, la elección de un tema, la selección de una plataforma adecuada y la identificación del público objetivo. También implica preparar contenido, crear una agenda y coordinar con oradores y presentadores.
En esta etapa, los administradores de seminarios web crean y ejecutan estrategias de marketing para impulsar los registros y la asistencia. Esto puede implicar campañas de correo electrónico, promoción en las redes sociales, anuncios pagados y aprovechamiento de las redes de socios.
La administración de seminarios web incluye garantizar que todos los aspectos técnicos estén en su lugar, como las capacidades de audio, video y uso compartido de pantalla. También implica configurar funciones interactivas, como encuestas y preguntas y respuestas, y probar la plataforma del seminario web para evitar problemas técnicos durante el evento.
El día del seminario web, los gerentes se coordinan con los oradores, gestionan la participación de la audiencia y solucionan cualquier problema técnico que pueda surgir. También supervisan y moderan el chat, las preguntas y respuestas y otras funciones interactivas.
Después del seminario web, la gestión implica analizar las métricas de asistencia y participación, recopilar comentarios y nutriendo clientes potenciales a través de correos electrónicos de seguimiento e intercambio de contenido. Esta etapa también incluye hacer que la grabación del seminario web esté disponible para su visualización bajo demanda y medir el éxito general del evento.
Cuando priorice la gestión efectiva de seminarios web, será mucho más fácil asegurarse de que su seminario web se lleve a cabo de acuerdo con el cronograma previsto. De esta manera, obtendrá la atención y el compromiso óptimos de sus asistentes porque no les hará perder el tiempo con retrasos debido a una mala gestión del tiempo.
Garantizar la eficiencia es una gran parte de una excelente gestión de seminarios web. Hay muchos aspectos técnicos que debe tener en cuenta al organizar un seminario web, como la accesibilidad para los asistentes, la experiencia fluida del usuario, el intercambio de contenido exitoso, la incorporación de la participación de los asistentes en línea y mucho más. Necesita una planificación cuidadosa y coherente para garantizar la mejor entrega y evitar interrupciones innecesarias.
Se necesita mucho trabajo para planificar y prepararse para un seminario web exitoso. Pero, al hacer el esfuerzo e incorporar las estrategias que estamos a punto de compartir con usted, es más probable que organice un seminario web memorable que lo ayudará a alcanzar sus objetivos comerciales.
Debe desarrollar una lista de verificación de gestión de seminarios web como una herramienta organizativa útil para el equipo de planificación de seminarios web. Ayudará a todos a mantenerse en la misma página y nunca perder la pista de todos los aspectos que debe cuidar antes, durante y después del evento.
Aquí hay una amplia lista de verificación de muestra para darle una idea de cómo puede organizar su seminario web:
También deberá considerar la forma más efectiva de compartir esta lista de verificación con los miembros de su equipo. Tal vez desee simplificar las cosas utilizando una Hoja de cálculo de Google compartida u optar por utilizar una herramienta de gestión de proyectos como:
La última opción puede ser mejor porque puede crear alertas, compartir materiales fácilmente y asignar tareas individuales de manera más eficiente.
Una vez que haya cerrado su registro para su seminario web, necesitará suficiente tiempo para evaluar a sus asistentes para poder brindarles una experiencia personalizada y valiosa. Además, al comprender qué tipo de asistentes estarán presentes, puede segmentarlos en los grupos apropiados (especialmente si está separando grupos según los segmentos de principiante, intermedio y experimentado). Esto les dará a sus asistentes una gran impresión de su organización porque cada grupo está siendo reconocido y atendido con precisión.
Algunas preguntas clave que puede hacer para conocer a sus asistentes son:
Le conviene utilizar un constructor de formularios en línea para incluir una encuesta en su proceso de registro. De esta manera, los asistentes pueden responder estas preguntas por sí mismos, ahorrándole algo de tiempo.
Su equipo necesita desarrollar objetivos comerciales claros para su seminario web junto con métodos sobre cómo puede medir su éxito. ¿Qué espera lograr organizando un seminario web? Sus respuestas a esto podrían incluir:
Su seminario web no puede abordar demasiados temas porque se vuelve menos memorable y tiene menos posibilidades de proporcionar un impacto a largo plazo. Un objetivo y un tema claros facilitan que los asistentes decidan si su evento es relevante para sus necesidades actuales, por lo que debe reflejar el objetivo principal en su marketing.
Por ejemplo, supongamos que su industria es la educación y desea organizar un seminario web para mejorar los métodos de enseñanza para los estudiantes. Esto puede ser demasiado amplio para ganar suficientes asistentes. Por lo tanto, debe investigar las necesidades de aquellos en su industria y señalar un tema específico que proporcione el máximo valor para sus asistentes.
A continuación se muestra un gran ejemplo de un seminario web con un tema claro. Aprender a aprender es un webinar convenientemente basado en el sector educativo. En lugar de centrarse en un tema amplio, se centran en enseñar a estudiantes neurodiversos. Este es un gran tema para profundizar, ya que ha habido un mayor esfuerzo en los últimos años para mejorar los métodos de enseñanza relacionados con los estudiantes neurodivergentes, lo que hará que el tema sea mucho más relevante y valioso para los asistentes.
El valor potencial que pueden obtener al asistir al seminario web les queda claro porque aborda el problema y ofrece una solución válida para ayudar a resolverlo. Una vez que tenga su tema, ahora puede comenzar a investigar a los mejores oradores para ayudarlo a brindar las ideas más valiosas a su audiencia.
Afortunadamente, puede encontrar oradores relevantes en las siguientes plataformas si no está seguro de por dónde empezar:
DrawinCrear un resumen creativo para su seminario web ayudará a estructurar la producción de su seminario web y mantendrá a todo el equipo encaminado. Se supone que funciona como un plan de negocios, por lo que debe incluir:
En su resumen creativo, también puede determinar el formato de su seminario web. Estos son los formatos más populares:
Es muy importante estar atento a la programación de su evento. Esto le ayuda a evitar conflictos con otros eventos importantes, como días festivos o celebraciones locales.
Al crear su horario, también debe asegurarse de que su tiempo se adapte lo suficiente para evitar las prisas. Sus asistentes no van a disfrutar de un seminario web que se siente apresurado porque se siente como si estuvieran siendo engañados por el valor por el que se inscribieron, y usted compromete su capacidad para alentarlos a participar activamente en las conversaciones. Planifique sabiamente para asegurarse de tener suficiente tiempo para pasar por todo, incluidas las preguntas y respuestas y las discusiones.
Para crear su plan promocional, primero debe determinar la cantidad objetivo de registros que desea lograr, ya que esto lo ayudará a determinar las tácticas de marketing que debe utilizar para alcanzar este objetivo. También es bueno especificar el número objetivo de registros que desea obtener de cada canal promocional que elija.
Estos son los diferentes canales promocionales que puede utilizar:
El email marketing tiende a generar una gran cantidad de registros para eventos profesionales, así que asegúrate de priorizar este canal. En su plan promocional, deberá incorporar el momento de su promoción por correo electrónico para aprovechar los tiempos de envío óptimos (lo que resultará en mayores aperturas y suscripciones. De acuerdo con ON24, los mejores días para enviar correos electrónicos de promoción de seminarios web para el mercado empresarial son los miércoles y jueves porque las personas tienen mayor disponibilidad. Eres libre de probarlo tú mismo.
Asegurarse de realizar la investigación adecuada para seleccionar la plataforma en la que se llevará a cabo su seminario web es extremadamente importante para su experiencia de usuario.
Aquí hay algunas cosas a considerar al elegir una plataforma de seminario web:
Siéntete libre de aprovechar Findstack para iniciar la búsqueda de su plataforma de seminarios web. A través de nuestra plataforma, puede comparar diferentes software de webinar para ayudarte a encontrar tu pareja perfecta.
Para ayudarlo a determinar si su evento se desarrollará sin problemas, debe hacer una prueba al menos de 3 a 5 días antes de que esté listo para comenzar. Esto lo ayudará a determinar si necesita realizar ajustes en su programación y solucionar cualquier problema técnico antes del evento.
En su sesión de práctica, asegúrese de cubrir lo siguiente:
Claramente, los seminarios web se están volviendo cada vez más valiosos para que los líderes empresariales los utilicen para lograr sus objetivos. Al utilizar las estrategias de administración de seminarios web que hemos descrito, se asegurará de brindar el mejor valor para su audiencia.
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