Cómo crear carpetas en Gmail: una guía paso a paso

De acuerdo con El blog de la pequeña empresa, la persona promedio recibe más de 100 correos electrónicos todos los días. Además, la mayoría de las empresas están aumentando su Email marketing presupuestos En otras palabras: ahora es el momento de tomarse en serio la tarea de ordenar su bandeja de entrada.

¿Qué pasaría si pudiera reducir la carga y administrar sus correos electrónicos de manera más efectiva? Pasará menos tiempo sintiéndose abrumado con la creciente cantidad de correos electrónicos y más tiempo concentrándose en su negocio.

Suena genial, pero ¿cómo se logra exactamente eso?

En esta guía, le enseñaremos cómo crear carpetas y filtros, además de enumerar algunas prácticas generales para mejorar sus habilidades de organización de correo electrónico.

¿Qué es Gmail?

Google Mail o Gmail es una aplicación web gratuita servicio de correo electrónico que permite a los usuarios buscar, enviar y recibir correos electrónicos.

Dato curioso: cuando Gmail se lanzó por primera vez el 1 de abril de 2004, la gente pensó que era una broma del Día de los Inocentes. Desde el primer día, ofreció 1 GB de almacenamiento, aproximadamente 100 veces más grande que lo que estaba disponible en el mercado, búsqueda de Google integrada y mensajes organizados.sages en hilos de conversación de forma gratuita. Entonces, parecía demasiado bueno para ser verdad.

Como todos sabemos ahora, no era una broma ni era demasiado bueno para ser verdad.

Google finalmente hizo crecer el producto a más de 1.8 millones de usuarios activos a partir de este año. Un factor significativo en su éxito y crecimiento fue G Suite (Google Workspace today), que permite a los usuarios colaborar en la nube, compartir documentos en tiempo real con Google Docs y enviar correos electrónicos, todo dentro de un ecosistema centralizado.

La cuenta personal gratuita de Google de hoy tiene 15 GB, que se comparten entre Google Drive, Gmail y Google Photos. Con almacenamiento generoso, acceso a través de un navegador web o móvil y una integración perfecta de todos los servicios de Google, es fácil ver por qué las personas se inclinan hacia Gmail como proveedor de correo electrónico.

Comprender los conceptos básicos de Gmail y sus funciones

Como probablemente sabrá, crear una cuenta de Google es simple. Esa cuenta permite a los usuarios acceder a los servicios de Workspace, Gmail y Google desde un solo lugar con su nueva dirección de Gmail. Una vez que haya iniciado sesión, el servicio también inicia sesión automáticamente en todas las cuentas, como YouTube, Google Drive y Calendar.

Los nueve puntos del lado derecho muestran todos los valiosos servicios interconectados:

Los contactos de su móvil se pueden sincronizar y hacer una copia de seguridad en su Gmail. Si desea importar contactos masivos de diferentes proveedores de correo electrónico, Gmail admite varios, como AOL, Hotmail y Yahoo!:

Dependiendo de su dispositivo, hay diferentes formas de agregar otra cuenta de correo electrónico. La captura de pantalla de arriba es de la página de configuración de Gmail (símbolo de engranaje arriba a la derecha, haga clic en "Ver todas las configuraciones"). Desde allí, haga clic en "aprender más" y luego aparecerá el panel de la derecha. Luego, haga clic en 'agregar otra cuenta de correo electrónico a la cuenta de Gmail' resaltada en azul, y las instrucciones de Google lo guiarán en cada sección.

La interfaz de Gmail es sencilla y puede usar el cuadro de búsqueda para encontrar archivos adjuntos específicos en correos electrónicos o palabras clave anteriores. Crear un correo electrónico es simple: presione 'Redactar', escríbalo y envíelo. También puede destacar correos electrónicos vitales en su bandeja de entrada usando el símbolo de estrella o la etiqueta 'Importante', así:

Las carpetas de Gmail se conocen y se denominan "etiquetas". Ayudan a organizar el mes.sages en su bandeja de entrada. Puede categorizar los correos electrónicos con más de una etiqueta, como 'personal', 'importante' y 'familia'; puede agregar tantas etiquetas nuevas como necesite. Además, puede personalizar los colores para que se adapten a sus etiquetas, para que se destaquen:

Las etiquetas se encuentran más comúnmente en el panel de menú izquierdo si se desplaza hacia abajo pasando 'Categorías' en la lista (haga clic en 'Más' para acceder a ellas). Las etiquetas se pueden aplicar a correos electrónicos individuales y funcionan bien con filtros (que actúan como un conjunto de reglas).

Puede aplicar filtros basados ​​en palabras clave, remitentes y asuntos específicos. Funcionan mejor cuando se aplican a las etiquetas para optimizar su bandeja de entrada (y darles a las etiquetas un propósito mayor).

¿Por qué debería usar etiquetas para organizar sus correos electrónicos?

Las etiquetas le permiten estar al tanto de su bandeja de entrada y lo ayudan a administrar la afluencia de correos electrónicos para que pueda administrar su trabajo de manera más productiva. Aunque las etiquetas son carpetas, brindan más flexibilidad, ya que puede etiquetar correos electrónicos con múltiples etiquetas diferentes (como etiquetas que encontrará en otro software).

Cómo crear una nueva carpeta de Gmail en su computadora

Hay más de una forma de agregar etiquetas, filtros y subetiquetas (subcarpetas) en Gmail. A continuación se muestra una guía paso a paso para el método más fácil.

Paso 1: inicie sesión en su cuenta de Gmail

Escriba 'Gmail' en Google, seleccione el primer resultado de búsqueda o haga clic en el botón 'Iniciar sesión' en la esquina superior derecha:

Ingrese su dirección de correo electrónico y contraseña de Gmail para iniciar sesión en su bandeja de entrada:

Paso 2: Crear una nueva etiqueta

Desplácese hacia abajo en el panel de menú izquierdo y haga clic en 'Crear nueva etiqueta':

A continuación, aparecerá un cuadro que le pedirá que ingrese un nuevo nombre de etiqueta (consulte el paso 3 para obtener algunas ideas aquí).

Después de escribir su nombre, deje sin marcar la opción 'Anidar etiqueta debajo'; de lo contrario, creará una subcarpeta. Luego, haga clic en 'Crear' para finalizar el paso.

Aparecerá una notificación en su bandeja de entrada. Vea la imagen a continuación:

Paso 3: encuentra tu etiqueta y coloréala

Ahora necesitas encontrar la etiqueta creada y colorearla. Para hacerlo, vaya al panel de menú izquierdo y haga clic en los tres puntos al lado del nombre de la etiqueta.

Debería haber una opción de 'Color de la etiqueta' y una selección de colores para elegir en general. Seleccione un color que se adapte a su etiqueta o haga clic en 'Agregar color personalizado':

Aparecerá una notificación y debería ver el cambio de color, así:

La nueva etiqueta ya está terminada; puede repetir estos pasos para crear varias etiquetas.

Aquí hay cuatro etiquetas que puede usar para una buena estructura:

• Completado (acciones tomadas)
• Focus Required (requiere mucha lectura)
• No importante (correo electrónico general)
• Reacción urgente (prioridad alta)

Paso 4: Marcar correos electrónicos con etiquetas

El siguiente paso es marcar sus correos electrónicos con las etiquetas apropiadas.

Para hacerlo, haga clic en los correos electrónicos en su bandeja de entrada y luego haga clic en la casilla de verificación junto a ellos:

Luego, dirígete al símbolo de la etiqueta junto a los tres puntos verticales, haz clic en las etiquetas correspondientes a los correos electrónicos seleccionados y haz clic en Aplicar cuando termines, así:

Los correos electrónicos seleccionados ahora deben tener las etiquetas correctas aplicadas, como se muestra a continuación:

También puede aplicar etiquetas al leer un nuevo correo electrónico seleccionando el botón de etiqueta (dentro del correo electrónico) mismo.

Paso 5: cree un filtro para sus etiquetas

Crear un filtro para sus etiquetas le permite reducir los correos electrónicos innecesarios. Puede aplicar las reglas a etiquetas específicas.

Haga clic en 'Mostrar opciones de búsqueda' en el lado derecho, así:

Y complete las categorías aplicables:

Una vez que complete algunos detalles, el botón 'crear filtro' aparecerá en azul. No te preocupes; He aquí una guía rápida de los términos utilizados:

• 'Desde' es donde puede agregar direcciones de correo electrónico o nombres de dominio.
• 'Para' se refiere a otros que desea incluir; esto podría usarse en un escenario de lugar de trabajo, pero solo por personas de su confianza. En caso de duda, déjelo en blanco.
• 'Asunto' es el título del correo electrónico; nuevamente, complete solo lo que considere necesario para su filtro.
• 'Incluye las palabras' es excelente para palabras clave o frases.
• Fecha dentro tiene una opción desplegable para diferentes períodos, y hay un calendario para fechas específicas a la derecha.
• La búsqueda tiene opciones desplegables de dónde desea aplicar el filtro, como 'Bandeja de entrada', 'Todos los correos', etc.

Cuando esté listo, haga clic en el botón azul para crear un filtro.

Aparecerá una lista de opciones importantes. Marque las selecciones apropiadas que correspondan, así:

Seleccione 'Omitir la bandeja de entrada' si no desea que ese correo aparezca en su bandeja de entrada. Luego haga clic en 'Aplicar la etiqueta'.

Por último, haga clic en 'Aplicar también el filtro a las conversaciones coincidentes'; esto puede reducir el volumen de correos electrónicos que llegan a su bandeja de entrada. Luego aparecerá una notificación para decir que ha creado un filtro.

Felicitaciones, ha creado una(s) etiqueta(s) y un filtro. el numero de mesessageAhora aparecerán junto a su nueva etiqueta:

Así es como se crean carpetas en Gmail.

Cómo crear una subcarpeta en Gmail

Ya sabe cómo crear etiquetas y aplicar filtros, pero ¿qué pasa con una subcarpeta? La siguiente sección explicará cómo agregar una subcarpeta (también conocida como subetiquetas) en Gmail.

Vale la pena mencionar que puede crear una subcarpeta mediante el mismo proceso que agrega una nueva etiqueta. Simplemente haga clic en 'agregar nueva etiqueta', asígnele un nombre y marque 'Etiqueta anidada' en el cuadro desplegable para crear una subcarpeta.

Dicho esto, el siguiente método ya tendrá la etiqueta que desea y se completará automáticamente.

Paso 1: agregar una nueva subcarpeta

Haga clic en los tres puntos verticales junto a la etiqueta a la que desea agregar una subcarpeta. Aparecerá una lista. En esta lista, haga clic en 'Agregar subetiqueta'. Debe tener un aspecto como este:

Paso 2: Asigne un nombre a su subcarpeta

Aparecerá un cuadro y la 'Etiqueta de anidar debajo' se completará automáticamente, así:

Continúe nombrando su subcarpeta y luego haga clic en 'Crear'.

Posteriormente, recibirá una notificación similar a la siguiente imagen:

Paso 3: revisa la subcarpeta y coloréala

Simplemente marque debajo de una etiqueta para ver su nueva subetiqueta, así:

Esta subcarpeta se puede personalizar con un color, tal como hiciste con las etiquetas:

Paso 4 (opcional): seleccione los correos electrónicos que desee agregar a la subcarpeta

Para agregar correos electrónicos a una subcarpeta, simplemente seleccione el mensajesages en su bandeja de entrada y marque las casillas correspondientes.

Luego seleccione su subetiqueta y haga clic en 'Aplicar':

Aparecerá una notificación después de completar este paso:

Si desea mover sus conversaciones seleccionadas a otras etiquetas o subetiquetas, haga clic en el ícono a la izquierda con una carpeta y una flecha:

Después aparecerá una notificación:

Así es como se crean subcarpetas en Gmail.

Cómo crear una nueva carpeta de Gmail usando la aplicación móvil

Este método es para dispositivos Android y iPhone. Asegúrese de actualizar su dispositivo con la última versión de la aplicación Gmail (a través de Google Play o App Store) antes de comenzar con los pasos a continuación.

Paso 1: abre la aplicación de Gmail

Abre la aplicación en tu dispositivo móvil así:

Paso 2: encuentra el botón de menú

Dentro de la aplicación Gmail, toque el botón de menú, como se muestra a continuación:

Desde allí, desplácese hacia abajo en el panel hasta llegar a la sección de etiquetas y toque 'Crear nueva etiqueta':

Eso es todo por este paso.

Paso 3: Nombre la etiqueta

Ahora tenemos que nombrar la etiqueta. Para hacerlo, haga clic en 'Nombrar nueva etiqueta' y toque 'Listo' cuando haya terminado.

Se crea una carpeta vacía, como se muestra a continuación:

Paso 4: seleccione correos electrónicos para la etiqueta

Toque el botón de menú y seleccione los correos electrónicos que desea agregar a la nueva etiqueta (carpeta) que ha creado:

Para seleccionar el correo electrónico, tóquelo y manténgalo presionado; luego aparecerá resaltado. A continuación, toque el icono de los tres puntos horizontales.

Paso 5: mover los correos electrónicos a las carpetas

Ahora, toque 'Etiqueta' y seleccione la etiqueta que desee:

Finalmente, toque la marca de verificación a la derecha junto a la etiqueta para completar el proceso.

Verá una notificación que dice que se ha agregado a la carpeta. Así es como se crean carpetas en Gmail usando la aplicación móvil.

Trucos útiles para la bandeja de entrada de Gmail

Puedes encontrar algunos trucos útiles para la bandeja de entrada de Gmail a continuación.

Hack 1

La configuración de Gmail (el ícono de la rueda dentada) le permite administrar todo en su bandeja de entrada. Puede crear etiquetas y filtros e incluso eliminarlos si es necesario.

Si no puede acceder a la aplicación móvil de Gmail, puede iniciar sesión en el escritorio de Gmail a través de su teléfono y luego agregar etiquetas desde la configuración de Gmail en "Etiquetas".

Hack 2

La práctica función 'deshacer envío' de Gmail le permite recuperar el control del correo electrónico para que pueda agregar el archivo adjunto (o el destinatario que podría haberse perdido):

La notificación predeterminada de cinco segundos se puede extender hasta 30 segundos a través del menú desplegable en la parte inferior de la página:

Hack 3

Puede organizar su bandeja de entrada para mostrar primero los correos electrónicos importantes seleccionando 'Configuración rápida', haciendo clic en el símbolo de la rueda dentada y luego haciendo clic en 'Importante primero':

Cada vez que hace clic en el ícono "importante", le está enseñando a Google AI qué correos electrónicos son importantes y puede desmarcarlos rápidamente.sages que no lo son. O, si desea mostrar primero los correos electrónicos destacados, simplemente marque 'Destacados primero'; la única diferencia con los correos electrónicos destacados es que Google no los destaca automáticamente.

Hack 4

¿Sabía que puede enviar un correo electrónico que se borra solo después de un período elegido? Es beneficioso si envía información confidencial "solo para sus ojos" a otra persona, ya que no puede enviar, reenviar ni imprimir los mensajes.sage.

En un correo electrónico abierto, seleccione 'Alternar modo confidencial' así:

Aparecerá un cuadro con opciones desplegables:

Una vez que haya seleccionado la fecha de caducidad, haga clic en 'Guardar' y aparecerá un nuevo cuadro en el correo electrónico:

Ahora está listo para enviar su correo electrónico al destinatario.

Hack 5

Para agregar otra capa de seguridad en 'Alternar modo confidencial', también puede optar por la autenticación en dos pasos marcando la casilla 'Código de acceso de SMS', así:

Google enviará un código de acceso al móvil del destinatario; solo ellos pueden abrir el correo electrónico con el código proporcionado.

Conclusión

A estas alturas, sabrá cómo crear etiquetas y filtros y habrá aprendido algunos consejos generales para estructurar su bandeja de entrada en Gmail. Si tiene alguna sugerencia para mantener su bandeja de entrada organizada, no dude en agregarla a la discusión a continuación.